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Tips para Trabajar Remotamente

El #Teletrabajo, #TrabajoenCasa, #TrabajoRemoto, #HomeOffice etc, son términos que se han vuelto parte del día a día “gracias” a la Pandemia del #Covid19. Lo que para muchas personas o empresas parecia una travesía de nunca implementar; sólo bastó una epidemia para demostrar que si es posible trabajar de otra manera. Hoy les quiero compartir algunos tips que nos sirvieron y que posiblemente les sirvan a empresas que apenas estan incursionando en este tema, porque esta dinámica de trabajo llegó para quedarse y es mejor adaptarse para prosperar.

De los 11 años de vida que tiene RUBICA, 8 de ellos los hemos trabajado implementando una cultura de trabajo remoto, durante este tiempo hemos podido llevar la empresa con personas ubicadas en otras ciudades y hasta países sin tener un impacto negativo en las operaciones. Pero contarlo suena fácil, la verdad es que nos tomó años aprender a entender las dinámicas de trabajo, las brechas generaciones y hasta las realidades de las casas de nuestro equipo para poder decir que somos expertos en el tema.

 

TIP #1: No hay herramienta tecnológica más efectiva que la auténtica confianza.

La verdad es que muchos jefes temen que el trabajo en casa se pueda desperdiciar por trabajadores que prefieran dormir que cumplir con sus tareas. Honestamente creo que ahí el problema es de la empresa que del mismo trabajador. Cuando una empresa está enfocada en resultados y objetivos, el día a día de como un trabajador invierte su tiempo es asunto de esa persona, al final lo que importa es el cumplimiento de esos objetivos y resultados en el tiempo establecido. Cuando uno como jefe es capaz de primero seleccionar buenos talentos, inspirar al equipo a que se cumplan los objetivos en conjunto y a crear métodos de rendición de cuentas efectivos; los resultados vendrán por si solos.

La confianza siempre será mejor que cuantificar horarios en pantalla o marcar horarios de entrada o de salida. La verdad es que esto solo sirve para fomentar la trampa. ¿Además cuantos de nosotros tenemos días más o menos productivos que otros?

TIP #2: Descubra las realidades del equipo.

No todas las personas tienen las mismas realidades en sus casas. Revisar si se tienen buenas conexiones, espacios separados en sus casas para conexión, acceso desde sus celulares, buenos computadores etc son claves para una buena comunicación remota. En RUBICA tenemos un espacio fisico para aquellos que por cualquier circunstancia prefieran trabajar desde la oficina. Además que incentivamos los espacios de conexión de equipo de manera online 2 veces a la semana para no perder la pertenencia. Hay personas más sensibles al contacto humano, personas introvertidas que prefieren trabajar solas en fin. Lo importante es unirlos por los valores compartidos y cultura de la empresa que debe permanecer viva sin importar la distancia. 

TIP # 3 Orden y facilitación.

Los espacios de reuniones virtuales especialmente cuando se manejan con más de 10 personas siempre son un reto, en estos días donde las invitaciones en Zoom, MEET, Teams etc son más recurrentes y los webinar son pan de cada día; la importancia de ser un buen anfitrión (host) de una reunión virtual se vuelve vital. Es clave siempre velar por la puntualidad de las reuniones, una agenda por adelantado siempre es útil, un manejo impecable del tiempo (en RUBICA usamos cronómetro compartido en pantalla para fijar el tiempo máximo de intervenciones), uso de la palabra (técnicas como el círculo de la palabra son vitales para esto) y el factor sorpresa (usar trivias, música y videos de bienvenida, juegos online para romper el hielo) son elementos que hacen que las reuniones sean agradables y no espacios de tortura remota.

TIP # 4 Mantenga la conexión humana.

En RUBICA tenemos espacios de Team Huddle (Miércoles 9am) o Happy Fridays (Viernes 4pm) donde convocamos al equipo para comentar sobre nuestras semanas, retos, alegrías y aplausos virtuales para reconocer lo mejor de la semana. Cuando el trabajo se vuelve solamente centrado en el “que hacer”, la pertenencia, el trabajo en equipo y la conexión se pierden. Generalmente buscamos enviarles regalos o sorpresas al equipo a sus casas y tener presente siempre las realidades, problemas o situaciones que puedan estar enfrentando. No hay que olvidarse que el equipo está compuesto por humanos, incluso nosotros mismos como “jefes”.

 

TIP # 5 Reglas de Juego

Los valores compartidos deben ser centrales en el ejercicio de construcción de reglas. Uno de nuestros valores como empresa es: “Nuestra palabra vale oro” y en el marco de este valor construimos unas reglas que conviven coherentemente con este valor ej: las fechas entrega se respetan,confiamos en que cada persona del equipo hace y reporta sus tareas con transparencia, cumplimos con lo que nos contratan etc. Trabajar remotamente hace vital que las reglas sean entendidas y claras para todos. En RUBICA, por ejemplo cuando una persona no puede estar disponible tenemos una regla de equipo que es enviar con correo a todos con la etiqueta [OFF] o registrar sagradamente en el Google Calendar su tiempo para avisar al resto del equipo tiempos disponibles para reuniones (Somos farmaco-dependientes del Google Calendar). Estas simples reglas hacen el trabajo remoto mucho más fácil. Cuando las reglas son claras, la autogestión es más simple. 

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Autor:

Carolina Laiton Galán

Co Fundadora y Estratega Digital Senior.

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